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| 2009年06月18日(木) | 今日も忙しい１日だった |
昨日は研修で直行・直帰。
今日の仕事の予定は
10時から取引先の方が来訪して
２時間ほどミーティング、
14〜15時 主任会、
15時半〜17時 委員会…
明日（19日）納品の仕事がひとつ。
最短で３時間あればできるから
なんとかなると甘くみていたら
明日は上司が休むから今日やらないと
最終チェックができないからダメだという。
そこで決断。
「午前中のミーティング、パスします」
このミーティングの業務は
私はサポートだけでそれほど関わりがなく
同席していなくても大きな支障はない。
ただ心配なのは、上司がミーティングの内容を
不足なく伝達してくれるかどうかだ。
どういうわけかうちの上司は
二人揃って部下への情報伝達能力が皆無である。
だからいつもミーティングの後は
私が議事録を作り上げて記録したり
情報共有をしないと話が進まない。
今回のミーティングに先立ち、
先方への質問やら要望やらをまとめたのは私。
ここでミーティングに出なければ誰も記録しないし、
私以外の業務担当者は全員参加だから
下手をしたら誰も報告すらしてくれないだろう。
せっかくここまでお膳立てしたのに・・・
と思うと、心残りだが仕方ない。
与えられた状況で最善を尽くす。
今回は、別のところでがんばろう。
席で仕事をすることになった午前中。
まずはメールチェックからはじめる。
一日留守にすると、業務のメールが
じゃんじゃん入っていて目を通すだけでも大変だ。
前述したが、うちの上司たちは部下への伝達能力が低いので
業務についての口頭の説明は
本当に必要最小限しか行われない。
メールは自分の業務に直接関わりがなくても、
把握しておかないと後で困るケースがままある。
さらっと流せるメールはいいが、
じっくり読まなければ意味が理解できない
ものもいくつかある。
また、私の立場上取引先からの依頼に対して
担当者がもれなく対応しているかどうか、
逐一追いかけてチェックしていかなければならない。
対応や先方への返信自体は担当者がしていても、
私がその完了を確認して
件数表をつけなければならないもの、
後追いでデータをダウンロードしておかなければならないもの、
全体のスケジュール表に記入や修正を
しておかなければならないもの、といった具合で
メール判読は1件1件は些細でも
たまると案外、煩雑でやっかいな仕事である。
そんなこんなで、1時間位はあっという間に経過する。
それからようやく、実務に取りかかった。
みんなのミーティング中、
その業務に関連する電話対応が入るなど
途中で手をとめなければならない場面が何度か発生。
集中して実務をやっているときに中断すると
集中力も途切れるし、どこまでやったのか
反芻する時間がむだになる。
午前中でここまで終わるだろうという見込みがはずれ
昼休みを半分つぶして作業にいそしみ
なんとかかんとか、14時までに形にすることができた。
但し、慌ててやったのでとんでもないミスを
犯している可能性が否めない。
主任会と委員会の間の30分に、
もう一度見直すつもりで、
14時からは予定通り主任会に参加した。
主任会はＤＶＤ研修および、
研修後のディスカッションだった。
ＤＶＤの内容は、実例を伴う「良いＯＪＴ」について。
ＯＪＴとは「on the job training」の略で、
職場における業務訓練、職務指導のことを指す。
いろいろ事例は出ていたけれど
結局のところ部下をよく観察し、
その個性にあわせて適切にアドバイスをする、
ということでまとめられていた。
正直、日常業務に自分自身が追われていて
なかなかそこまで余裕がないけどね・・・
私は別の部署から異動してきて昇格したので
部下の方がずっと詳しいはずの業務に於いても
指導することを求められたりして
理不尽だと感じることがしばしばある。
主任という立場は微妙なので
責任はあるけど決定権はない。
自分の意に添わなくても、
最終的には上司の決定や意向を尊重しつつ
サポートしなければならない。
上司には意見は言えても逆らえないし
部下からは責任を押し付けられる。
同じ立場の者は他にはなく
自部署に於いてはけっこう孤独だ。
しかし今日主任会で、他の主任さんも
同じように苦労しているのだということを
垣間見て慰められた。
忙しい合間をぬって参加してよかったと思う。
置かれている立場において
主が神に似せて創られた
オリジナリティあふれる人々の間で
愛をもって最善を尽くすこと。
・・・少しずつ、がんばろう。
さて、主任会から戻ると
上司（女性）が待ち構えていたらしく、
前日にあった取引先でのミーティングの結果
作業フローが変更になった点について
担当者を集めての簡単な説明が行われた。
30分したら委員会なんですけど・・・
しかも、私今回書記なので
遅れられないんですけど・・・
と思ったが「業務優先だから」と軽く返される。
いやいや、委員会も立派な業務なんだって。
（普通、上司は配慮してくれるはずなんだけど）
結局、やりかけの実務は手つかずのまま
委員会も10分遅れでの参加となってしまった。
考えてみたら、納期的には
最悪明日の作業でも間に合う実務を
上司が休みだからと急がされているんじゃ
なかったっけか？
・・・実務は残業でもいいや、と諦める。
私の作業が終わらないと上司が帰れないだけだし。
というわけで、委員会へ。
委員会は穏やかな人が集まっていて、
いつもとても和やかでホッとする。
遅れたのに不平も言わず待っていてくれたらしい。
（スミマセン・・・）
定例会なので、特に切迫した議題はなく、
救急救命講習の感想を聞かれたり
社内掲示板にアップする健康ニュースの
テーマや担当を決めたり
（夏なので食中毒やカビの話題でした）
社内禁煙推進のための方策を検討したり
管理職へのメンタルヘルス研修をどうしたら
いいかとか、防災訓練の実施時期とか、
いろんなことをボツボツと話し合う。
後半は産業医の先生も参加されて、
新型インフルエンザの予防と備えについての
話し合いなんかをした。
小さい話題で盛りだくさんだったので
書記としては後の議事録が作成も一仕事だ。
予定通り17時に終えて自部署に戻ると。
・・・部下（主にパートさん）からの
チェック依頼書類が数種類、机にたまっていた。
ゔ〜〜〜・・・
別の部下の一人が察して手伝ってくれるというので
少しだけ甘えてしまった。（残業させてゴメン）
ちらっと上司の様子を見ると、
私以外の人からのチェック作業に追われていた。
よし、実務は後回し。
まず、夕方の最終メールチェックと対応、
パートさんの作業で本日必須のものを
優先してチェック。
・・・それだけで1時間が経過。
部署内にはもう上司しか残っていない。
一段落ついて、ようやく
自分の本日のノルマの実務の
自己チェックに取りかかる。
30分くらいかけて最終確認をして、
上司に提出。
チェックを待つ間に、
ちょこまかとした残務整理。
上司のチェックの結果、
2箇所だけ小さい修正が入ったが無事クリア。
正式納品の前に、取引先にも
チェックしてもらうので
共有サーバーにアップロードして
チェック依頼のメールを送った。
タイムカードを押したのは20時を過ぎていた。
・・・おつかれさまでした。
同日の過去の日記
2007年06月18日(月) ヘンクツ
2006年06月18日(日) 教会で一日
2005年06月18日(土) バレエ日記6/18
2004年06月18日(金) ようやく週末
2003年06月18日(水) いつもの帰り道
2002年06月18日(火) 風邪2日目
2001年06月18日(月) オレンジ・カルピス事件